1. What personal information do we collect about you?

We may collect personal information from you in the course of our business, including through your use of our website, when you contact or request information from us, when you engage our legal or other services or as a result of your relationship with one or more of our staff and clients.

The personal information that we process includes:

• Basic information, such as your name (including name prefix or title), the company you work for, your title or position and your relationship to a person.
• Contact information, such as your postal address, email address and phone number(s).
• Professional information, including your photograph, from LinkedIn or the website of the organisation you work for.
• Financial information, such as payment-related information.
• Technical information, such as information from your visits to our website or applications or in relation to materials and communications we send to you electronically, collected through cookies and other tracking technologies.
• Information you provide to us for the purposes of attending meetings and events, including access and dietary requirements.
• Identification, background and financial verification information provided by you or collected as part of our business acceptance and ongoing monitoring processes.
• Personal information provided to us by or on behalf of our clients or generated by us in the course or providing services to them, which may include special categories of data.
• Any other information relating to you which you may provide to us.

2. How we obtain your personal information?

We collect information directly from you as part of our business acceptance processes and about you and others as necessary in the course of providing legal services.

We gather information about you when you provide it to us, or interact with us directly, for instance engaging with our staff.

We may collect or receive information about you from other sources, such as keeping the contact details and professional information we already hold for you accurate and up to date using publically available sources, including LinkedIn, or collecting information from third party sources as part of our business acceptance procedures.

3. How we use your personal information?

VICTORIO HERAS GARCÍA collects and processes personal information about you in a number of ways, We use that information:

• To provide and improve our services to you and to our clients, including handling the personal information of others on behalf of our clients.
• To provide information requested by you.
• To manage and administer our business and our relationship with you and our clients.
  For professional networking purposes.
• To fulfil our legal, regulatory and risk management obligations, including establishing, exercising or defending legal claims, complying with our legal obligations, preventing crime or fraud and protecting the rights of third parties.
• For the purposes of recruitment.

4. On what basis we use your personal information?

Under EU and UK data protection law, the use of personal data must be justified under one of a number of legal grounds. The principal legal grounds that justify our use of your personal data are:

• To perform a contract, such as engaging with an individual to provide legal or other services.
• For the establishment, exercise or defence of legal claims or proceedings.
• To comply with our legal and regulatory obligations.
• Consent, where your consent is required by law.

5. How long we keep your personal information?

Your personal information will be retained in accordance with our global data retention policy which categorises all of the information held by VICTORIO HERAS GARCÍA and specifies the appropriate retention period for each category of data.

Those periods are based on the requirements of applicable data protection laws and the purpose for which the information is collected and used, taking into account legal and regulatory requirements to retain the information for a minimum period, limitation periods for taking legal action, good practice and VICTORIO HERAS GARCÍA’s business purposes.

6. Who we share your personal information with?

We may also share your personal information with certain trusted third parties in accordance with contractual arrangements in place with them, including:

• Our professional advisers and auditors.
• Our insurers and insurance brokers.
• Suppliers to whom we outsource certain support services such as word processing, translation, photocopying and document review.
• IT and other service providers to VICTORIO HERAS GARCÍA
• Third parties engaged in the course of the services we provide to clients and with their prior consent, such as barristers, local counsel and technology service providers like data room and case management services.

Where necessary, or for the reasons set out in this policy, personal information may also be shared with regulatory authorities, courts, tribunals, government agencies and law enforcement agencies.

While it is unlikely, we may be required to disclose your information to comply with legal or regulatory requirements.

We will use reasonable endeavours to notify you before we do this, unless we are legally restricted from doing so.

7. How we protect your personal information?

We use a variety of technical and organisational measures to help protect your personal information from unauthorised access, use, disclosure, alteration or destruction consistent with applicable data protection laws.

This includes the use of data loss protection tools in order to protect VICTORIO HERAS GARCÍA, our employees, clients and suppliers, from cyber threats and the loss of sensitive information.

Política de protección de datos

1. ¿Qué información personal recopilamos sobre usted?

Podemos recopilar información personal sobre usted en el transcurso de nuestra actividad, incluido el uso que haga de nuestro sitio web, cuando se ponga en contacto con nosotros o nos solicite información, cuando contrate nuestros servicios jurídicos o de otro tipo o como resultado de su relación con uno o varios de nuestros empleados y clientes.

• La información personal que procesamos incluye:
• Información básica, como su nombre (incluido el prefijo o título del nombre), la empresa para la que trabaja, su cargo o puesto y su relación con una persona.
• Información de contacto, como su dirección postal, dirección de correo electrónico y número(s) de teléfono.
• Información profesional, incluida su fotografía, de LinkedIn o del sitio web de la organización para la que trabaja.
• Información financiera, como información relacionada con pagos.
• Información técnica, como la procedente de sus visitas a nuestro sitio web o aplicaciones, o la relacionada con los materiales y comunicaciones que le enviamos electrónicamente, recopilada a través de cookies y otras tecnologías de seguimiento.
• La información que nos facilite para asistir a reuniones y eventos, incluidos los requisitos de acceso y dietéticos.
• Información de identificación, antecedentes y verificación financiera proporcionada por usted o recopilada como parte de nuestros procesos de aceptación comercial y supervisión continua.
• Información personal proporcionada por nuestros clientes o en su nombre, o generada por nosotros en el curso de la prestación de nuestros servicios, que puede incluir categorías especiales.
• Cualquier otra información relativa a usted que pueda facilitarnos.

2. ¿Cómo obtenemos su información personal?

Recopilamos información directamente de usted como parte de nuestros procesos de aceptación de negocios y sobre usted y otros según sea necesario en el curso de la prestación de servicios jurídicos.

Recopilamos información sobre usted cuando usted nos la proporciona, o interactúa con nosotros directamente, por ejemplo, interactuando con nuestro personal.

Podemos recopilar o recibir información sobre usted de otras fuentes, como mantener los datos de contacto y la información profesional que ya tenemos de usted precisos y actualizados utilizando fuentes disponibles públicamente, incluido LinkedIn, o recopilando información de fuentes de terceros como parte de nuestros procedimientos de aceptación comercial.

3. ¿Cómo utilizamos su información personal?

VICTORIO HERAS GARCÍA recopila y procesa información personal sobre usted de varias maneras, Utilizamos esa información:

• Para prestarle y mejorar nuestros servicios a usted y a nuestros clientes, incluido el tratamiento de la información personal de terceros en nombre de nuestros clientes.
• Facilitarle la información que nos solicite.
• Gestionar y administrar nuestro negocio y nuestra relación con usted y nuestros clientes.
• Para la creación de redes profesionales.
• Para cumplir nuestras obligaciones legales, reglamentarias y de gestión de riesgos, incluido el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, el cumplimiento de nuestras obligaciones legales, la prevención de delitos o fraudes y la protección de los derechos de terceros.
• Para fines de contratación.

4. ¿En qué nos basamos para utilizar sus datos personales?

De acuerdo con la legislación sobre protección de datos de la UE y el Reino Unido, el uso de datos personales debe estar justificado por uno de varios motivos legales. Los principales motivos legales que justifican nuestro uso de sus datos personales son:

• Para la ejecución de un contrato, como la contratación con un particular de servicios jurídicos o de otro tipo.
• Para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones o procedimientos legales.
• Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias.
  Consentimiento, cuando la ley exija su consentimiento.

5. ¿Cuánto tiempo conservamos su información personal?

Su información personal se conservará de acuerdo con nuestra política global de conservación de datos, que clasifica toda la información en poder de VICTORIO HERAS GARCÍA y especifica el período de conservación adecuado para cada categoría de datos.

Dichos periodos se basan en los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables y en el propósito para el que se recopila y utiliza la información, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativos para retener la información durante un periodo mínimo, los periodos de limitación para emprender acciones legales, las buenas prácticas y los propósitos comerciales de VICTORIO HERAS GARCÍA.

6. ¿Con quién compartimos su información personal?

También podemos compartir su información personal con ciertos terceros de confianza de conformidad con los acuerdos contractuales establecidos con ellos, incluyendo:

• Nuestros asesores profesionales y auditores.
• Nuestras aseguradoras y corredores de seguros.
• Proveedores a los que subcontratamos determinados servicios de apoyo, como procesamiento de textos, traducción, fotocopiado y revisión de documentos.
• Terceros contratados en el curso de los servicios que prestamos a los clientes y con su consentimiento previo, como abogados, asesores locales y proveedores de servicios tecnológicos, como servicios de salas de datos y gestión de casos.

Cuando sea necesario, o por las razones expuestas en esta política, la información personal también podrá compartirse con autoridades reguladoras, juzgados, tribunales, organismos gubernamentales y fuerzas del orden.

Aunque es poco probable, podemos vernos obligados a revelar su información para cumplir con requisitos legales o reglamentarios. Haremos todo lo posible por notificárselo antes de hacerlo, a menos que la ley nos lo impida.

7. ¿Cómo protegemos su información personal?

Utilizamos una serie de medidas técnicas y organizativas para ayudar a proteger su información personal frente al acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados, de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

Esto incluye el uso de herramientas de protección contra la pérdida de datos con el fin de proteger a VICTORIO HERAS GARCÍA, nuestros empleados, clientes y proveedores, de las amenazas cibernéticas y de la pérdida de información sensible.